ВВЕДЕНИЕ
Данной статьей мы продолжаем цикл материалов, посвящённый предпроектному исследованию для отдела закупок АО “Соединитель”.
В предыдущей статье мы рассказали о предложенных смарт-процессах для улучшения эффективности закупочных процессов.
В этой статье мы расскажем о разработанных приложениях для автоматизации и упрощения выполнения массива задач в рамках закупочных процессов.
Статьи цикла материалов:
Консолидирование закупов
Наша система позволяет объединять позиции из разных заявок на закупки в один общий заказ, что особенно удобно при проведении массовых закупок или в случае, когда необходимо закупать товары и услуги для разных проектов или отделов.
Руководитель отдела закупок осуществляет проверку заявок и выбирает необходимые заявки, отмечая их галочками. Также он может оставить комментарии по каждой заявке на закупку.
При выборе ответственного менеджера, руководитель исходит из знаний об экспертизе каждого менеджера в определенных категориях товаров или услуг.
Для каждого создаваемого заказа система присваивает уникальный номер, и также предоставляет возможность указать категорию для этого заказа.
После передачи задачи ответственным менеджерам, руководитель отдела имеет возможность отслеживать прогресс выполнения каждой закупки.
Ответственный менеджер-закупщик получает уведомление о новой задаче, переходит на страницу смарт-процесса “Заказы” и видит экран приложения. На экране ему предлагается сгруппировать заявки в закупки по категориям и наименованиям товаров.
Экран Закуп - стадия Черновик
Рассылка поставщикам
Менеджер может легко произвести отправку запроса предложения поставщикам в 3 шага.
Когда вся информация проверена, а поставщики выбраны - менеджер отправляет рассылку. Когда поставщик нажимает кнопку “принять участие” или “спасибо, не интересно”, ответственный за закуп менеджер получает соответствующее уведомление.
Экран - Рассылка поставщикам. Письмо
Форма Ответа Поставщика
Экран - Рассылка поставщикам. Письмо
Система направляет поставщикам запрос на ценовое предложение вместе с деталями и кнопкой предложения к участию. По нажатию кнопки “принять участие”, поставщик переходит на страницу для предоставления информации о своем предложении, а менеджер видит, что статус поставщика изменился на "Подтвердил участие".
Поставщик начинает предоставлять основную информацию, включая местоположение и ожидаемое время доставки.
Затем, он описывает условия оплаты, указывая предпочтительный способ оплаты и включение НДС в цену. Поставщик также фиксирует информацию о транспортной компании и расходах на доставку.
Финально, поставщик указывает срок действия своего предложения, чтобы заказчик мог знать, насколько долго предложение остается актуальным. Также есть возможность прикрепить файлы.
Если у поставщика нет запрашиваемого товара, он может предложить аналог. В этом случае, он описывает замену, включая количество, цену, ставку НДС и срок доставки.
Когда информация заполнена, поставщик отправляет свое предложение или сохраняет его как черновик.
Менеджер по продажам получает ответы от поставщиков, которые автоматически собираются в сводной таблице. Система уведомляет менеджера о новых ответах от поставщиков для более удобного управления процессом закупки.
Сводная таблица
Сводная таблица создается в системе автоматически.
В сводной таблице, менеджер имеет возможность увидеть и сравнить несколько предложений от поставщиков, чтобы определить наилучшие условия.
Предложения поступают в таблицу по мере того, как поставщики заполняют форму ответа. Менеджер оценивает предложения, учитывая различные факторы, такие как минимальные партии поставки, лучшие цены, условия доставки и другие параметры предложения.
Как только менеджер собрал достаточно предложений и провел сравнительный анализ, он направляет окончательное решение о закупке на рассмотрение тендерной комиссии.
(Экран - Закуп. Сводная таблица
Каждая закупка включает обязательную проверку Службой Безопасности, которая анализирует юридическую и финансовую деятельность поставщиков.
Результаты этой проверки отражаются в резолюции СБ, привязанной к каждому предложению поставщика в сводной таблице.
По завершении проверки СБ, комиссия принимает общее решение о выборе победителей среди поставщиков, отмечая победу по каждому лоту, и голосование завершается.
Экран - Закуп. Сводная таблица - ГОЛОСОВАНИЕ
Протокол комиссии
Протокол комиссии генерируется автоматически.
По факту получения всех голосов от участников комиссии, система автоматически создает электронный протокол.
Этот протокол далее направляется на согласование ответственному лицу, в соответствии с матрицей ответственности и заранее настроенным маршрутом согласования.
Ответственное лицо, будь то директор по закупкам или генеральный директор, добавляет свою "последнюю подпись" на протоколе и таким образом подтверждает закупку.
Продолжение читайте в “Итоги и Резюме (5 Часть)”.
ЗАПИСАТЬСЯ НА консультацию
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.