ВВЕДЕНИЕ
В предыдущей статье мы рассказали о задаче, с которой к нам пришел клиент, о проблемах, с которыми сталкивались сотрудники и о нашем предложенном решении.
В этой статье мы расскажем об основных выгодах внедрения системы управления закупками, результатах работы со снимками рабочего дня сотрудников и предложим календарный план разработки данного кастомного решения.
Статьи цикла материалов:
Экономическое обоснование
Экономическое обоснование данного проекта даст нам основание утверждать, что он имеет смысл и целесообразен для организации.
Основные преимущества от внедрения системы управления закупками:
В целом, внедрение системы управления закупками представляет собой разумный шаг, способствующий повышению эффективности, снижению затрат и укреплению конкурентоспособности предприятия.
Работа со снимками рабочего дня сотрудников
Руководству известно, что задачи отдела выполняются медленно, с задержками, возникают неполадки в координации между сотрудниками. Предварительный анализ привел к необходимости более детального изучения, как именно выполняются рабочие задачи и какие факторы влияют на их эффективность.
Для этого мы предложили выполнить опрос сотрудников с подробным описанием задач, выполняемых ими за рабочий день.
Для оценки работы отдела закупок была проведена детальная аналитика сотрудников в течение рабочего дня. Каждый сотрудник вел запись своих задач и действий в течение рабочего дня, предоставляя подробное описание того, что они делают и сколько времени затрачивают на каждую задачу.
Эти записи включали в себя следующие виды информации:
- краткое описание задачи;
- время начала и завершения;
- время, затраченное на каждую задачу.
Анализ этих записей позволил нам прийти к следующим выводам:
Таким образом, работа отдела закупок была оценена с помощью подробного анализа рабочих дней сотрудников, что позволило идентифицировать потенциал для экономии времени через автоматизацию задач и улучшение процессов.
Календарный план разработки кастомного решения для отдела закупок
Разрабатываемая система должна отвечать не только техническим требованиям заказчика, но и срокам, поставленным перед исполнителем.
Был поставлена цель: в течение четырех месяцев создать уникальное приложение, учитывающее все нюансы работы отдела закупок АО “Соединитель”.
Для соблюдения данных требований и нюансов, мы составили календарный план разработки этого кастомного решения:
Скриншот - календарный план разработок смарт-процессов
Создание смарт-процессов и автоматизации на смарт-процессах согласно плану должны быть реализованы в течение трех месяцев.
Разработку приложений распланировали на четыре календарных месяца:
Скриншот - календарный план разработок приложений
Продолжение читайте в “Смарт-процессы (3 Часть)”.
ЗАПИСАТЬСЯ НА консультацию
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.