Форма ответа поставщика

SRM-СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ 

НА БАЗЕ БИТРИКС24

Главная / Форма ответа поставщика

Зачастую ответы поставщиков на запросы о предложении приходят в разных формах, таблицах или прикрепленных файлах, что усложняет разбор и систематизацию информации. Менеджеру требуется много времени на обработку информации (разобрать ответ, занести в систему и обработать). По ходу работы возникают ошибки из-за ручной обработки. Все это влияет на производительность отдела закупок.

В настоящий момент, есть возможности для оптимизации трудозатрат на этом участке. Форма для ответа поставщика является именно таким инструментом, и на нашей практике, в более чем 50% процентах случаях поставщики отвечают именно через данную форму. Еще 20% ответов в виде файлов поможет распознать технология RPA. Таким образом, остается 30% ответов, которые нужно разбирать "руками".

Проблематика

На этапе обработки ответов поставщиков, на запросы о предложениях, могут возникнуть различные проблемы.

разнообразные форматы данных, усложняющие обработку и анализ предложений;

разная структура информации затрудняет сравнение предложений;

ручная обработка предложений, занимающая много времени;

“ошибки человека” при переносе информации из письма в систему.

Как это работает в нашей системе автоматизации закупок?

ФОРМА ОТВЕТА ПОСТАВЩИКА

Система направляет поставщикам письмо с запросом ценового предложения: со спецификацией и кнопкой приглашения к участию. По кнопке “принять участие” поставщик переходит на форму ответа поставщика.

Система автоматизации закупок. Рассылка поставщикам. Письмо

Экран — Рассылка поставщикам. Письмо

скачать полную карту архитектуры решения

Скачать

Когда поставщик переходит по ссылке в полученном письме, он попадает в окно для заполнения информации о своем предложении. В это время в разделе закупа менеджер может увидеть что статус поставщика изменился на “подтвердил участие”. 

Система автоматизации закупок. Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

Основная информация

В первую очередь необходимо предоставить основную информацию. Город — местоположение, из которого предоставляется предложение и срок доставки — ожидаемое время доставки товаров или оказания услуги.

Система автоматизации закупок. Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

ЗАПРОСИТЬ ДЕМОНСТРАЦИЮ

ЗАПРОС ДЕМОНСТРАЦИИ

Условия оплаты 

Следующей идет секция полей условий оплаты, где поставщик описывает, как он хочет получить оплату (форма оплаты, предоплата 50% и 50% после поставки в течение 3 дней, 100% предоплата). Нужно отметить включен ли НДС в цену и какая налоговая ставка проставляется для всех товаров предложения.

Далее поставщик должен указать, какую транспортную компанию будет использовать для перевозки товаров и полную стоимость транспортных расходов, чтобы заказчик мог точнее оценить затраты на доставку товаров.

Помимо транспортных расходов, поставщик также должен указать срок действия своего предложения. Срок действия определяет, в течение какого временного периода предложение остается действительным. Это важно для заказчика, чтобы знать, насколько долго он может воспользоваться предложением по указанным условиям и ценам.  

Дополнительная удобная функция — приложить файл в любом формате.

Система автоматизации закупок. Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика

Спецификация для заполнения и предложение аналога

Если по какой-то причине у поставщика нет запрашиваемого товара, он может предложить аналог, нажав на соответствующую кнопку. В этом случае он должен описать, какой товар он предлагает на замену — количество, цену, ставку НДС, минимальную партию, сумму и срок доставки.
Когда вся информация заполнена, поставщик может отправить предложение или же сохранить ответ как черновик.

Система автоматизации закупок. Рассылка поставщикам. Ответ поставщика - АНАЛОГ

Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика — АНАЛОГ

Следующий этап работы Закупщика с системой смотрите в разделе “Сводная таблица”.

Как только менеджер по продажам получает ответы поставщиков по закупке — они собираются в сводную таблицу. Удобная система уведомлений в системе автоматизации закупок проинформирует менеджера о поступлении новых ответов от поставщиков. 

Система автоматизации закупок. Закуп. Сводная таблица

Экран — Закуп. Сводная таблица

Результаты

Внедрение единой формы ответов от поставщиков может привести к различным положительным результатам и улучшениям в процессе управления закупками и взаимодействии с поставщиками. С нашим решением: 

единая форма ответов позволяет стандартизировать структуру и формат предоставляемой информации, что сокращает необходимость в ручной обработке данных и уменьшает вероятность ошибок;

процесс сбора и анализа предложений от поставщиков становится более эффективным и быстрым;

поставщики понимают ожидания заказчика относительно информации, которую им нужно предоставить, что способствует более прозрачному и согласованному взаимодействию.

ДОПОСЛЕ
Запросы о предложениях от поставщиков поступают в разнообразных форматах и файлах.
Ответы на запросы о предложениях поступают с использованием единой формы, предоставленной заказчиком.
Разнообразие форматов и структур ответов от поставщиков вызывает путаницу и затрудняет их обработку.Структурированная форма ответов упрощает обработку и анализ данных.
Ручная обработка ответов от поставщиков занимает много времени и сопровождается большим количеством ошибок.При помощи автоматизации формы - значительно сокращается процесс обработки и количество ошибок уменьшается.
Сравнение предложений и анализ данных затруднено из-за разнообразия форматов и отсутствия структурированности.Сравнение предложений от поставщиков становится более простым и точным из-за стандартизированных данных.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ
ДОПОСЛЕ
Запросы о предложениях от поставщиков поступают в разнообразных форматах и файлах.
Ответы на запросы о предложениях поступают с использованием единой формы, предоставленной заказчиком.
Разнообразие форматов и структур ответов от поставщиков вызывает путаницу и затрудняет их обработку.Структурированная форма ответов упрощает обработку и анализ данных.
Ручная обработка ответов от поставщиков занимает много времени и сопровождается большим количеством ошибок.При помощи автоматизации формы — значительно сокращается процесс обработки и количество ошибок уменьшается.
Сравнение предложений и анализ данных затруднен из-за разнообразия форматов и отсутствия структурированности.Сравнение предложений от поставщиков становится более простым и точным из-за стандартизированных данных.

Резюме

Внедрение единой формы ответов от поставщиков в системе автоматизации закупок значительно упрощает и стандартизирует процесс сбора и обработки данных, что снижает вероятность ошибок и временных задержек. Структурированные ответы обеспечивают более эффективное сравнение предложений и принятие обоснованных решений заказчиком, повышая прозрачность и согласованность взаимодействия с поставщиками. В результате, это способствует оптимизации процесса закупок и улучшению управления рисками.