ВВЕДЕНИЕ
Данной статьей мы открываем цикл материалов, посвящённый предпроектному исследованию для отдела закупок АО “Соединитель”.
В этом цикле Вы можете ознакомиться с тем, какую задачу перед нами ставил клиент, как мы экономически обосновали внедрение, из каких компонентов состояла система, какие смарт-процессы мы предложили использовать и какие приложения интегрировать для улучшения эффективности. В заключительной статье цикла - подводим итоги и делаем выводы об эффективности.
Статьи цикла материалов:
Как учесть все нюансы работы отдела и экономически обосновать создание системы управления закупками предприятия?
Полгода назад к нам обратился коммерческий директор компании АО "Соединитель" с серьезной проблемой, связанной с низкой эффективностью отдела снабжения в его организации. Он выразил обеспокоенность относительно того, что большая часть рабочего времени, а именно 6 из 8 часов рабочего дня, сотрудники отдела закупок тратили на выполнение задач вручную, не учитывая возможности цифровизации процессов, что приводило к расходу времени и ресурсов.
Проблемы до внедрения системы управления закупками
Руководитель выразил желание максимально автоматизировать рабочие процессы сотрудников отдела закупок, чтобы они могли высвободить больше времени для выполнения своих основных задач, связанных с организацией и управлением закупками, поставками и контрактами.
Бизнес-задача
Постановка задачи - исследовать условия работы и построить такую систему управления закупками, которая удовлетворяет потребностям конкретного предприятия, а также тотально автоматизирует рутинные и не оптимальные действия сотрудников.
Предложенное решение - приложение для управления закупками
Наше предложение - внедрить приложение для управления закупками. И разложить решение на четыре функциональные части:
Упрощенная майндкарта решения
Изначально, менеджер использовал систему 1С для просмотра заказов, но существовал ряд ограничений. Заказы нельзя было перетасовать и консолидировать, не было возможности рассылать запросы поставщикам и создавать сводные таблицы для сбора ответов.
Поскольку мы создаем решения на базе Битрикс24, мы организовали передачу заказа в Битрикс для оптимизации управления заказами.
Передача заказов в Битрикс24 позволила улучшить эффективность и добиться прозрачности процесса управления заказами.
Рассылки поставщикам, форма ответов поставщиков, сводная таблица, голосование и автоматическая генерация протокола работы комиссии позволили получить совсем другое качество работы отдела закупок.
Интеграция с 1С
Было принято решение сделать интеграцию, чтобы заказ приходил из 1С в Битрикс24 автоматически. В процессе импорта из 1С формируется элемент смарт-процесса “Заказы” с информацией о заказе, а также создаются элементы смарт-процесса “Спецификация”, по количеству позиций в заказе.
Битрикс24
Сильные стороны системы Bitrix24, которые обогащают функционал, включают:
| Интегрированная телефония | Удобное взаимодействие с клиентами и партнерами, звонки и сообщения внутри системы; | |
| Интеграция с электронной почтой | Отправка писем из лидов, сделок и проектов; | |
| Использование мессенджеров | Оперативный обмен информацией и документами через встроенные мессенджеры; | |
| Бизнес-процессы | Создание и и настройка рабочих процессов, автоматизируя операции и сокращая время затрачиваемое на рутинные задачи; | |
| BPM платформа на базе Bitrix24 | Удобная работа с бизнес-процессами, на основе требований компании. |
В итоге Битрикс24 позволит нам создать интегрированную систему, управляющую менеджерами и обеспечивающую эффективное течение бизнес-процессов.
Продолжение читайте в “Экономическое обоснование внедрения системы управления закупками (2 часть)”.
ЗАПИСАТЬСЯ НА консультацию
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
— Бесплатные Сайты и CRM.