Главная / Воронки закупок
Для того чтобы достичь прозрачности процесса закупок, нам необходимо оцифровать каждый этап. Мы разбили важные этапы закупок на воронки, связанные между собой.
Эти воронки позволяют автоматизировать большую часть закупочного процесса, начиная с заявки на закупку и заканчивая оплатой счета поставщику.
Как это работает в нашей SRM системе
Воронки
Смарт-процесс “Бюджеты”
Если нет системы бюджетирования, то управление финансами и ресурсами остается хаотичным и неэффективным. Данный смарт-процесс помогает начать закупочный процесс с составления бюджета закупок.
Смарт-процесс “Бюджеты”
Для того, чтобы создать новый бюджет на определенный период, необходимо запустить смарт-процесс “Бюджеты”. Создавая новый бюджет, необходимо указать такие параметры как: период, лимит, принадлежность к подразделению, ответственного и список голосующих.
После отправлении бюджета на согласование, он переходит в стадию “На согласовании”. При согласовании всех заявок внутри определенного бюджета, он становится “Согласованным” и далее переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Заявки на закупку в бюджет”
Смарт-процесс “Заявки на закупку” нужен чтобы все потребности подразделений на период можно было легко добавить и согласовать в бюджет для последующей закупки.
Смарт-процесс “Заявки на Закупку”
Когда бюджет создан, в него можно начинать добавлять заявки на закупки. Каждая заявка создается на основе спецификации и затем отправляется на согласование. Если позиции заявки согласованы, то она переходит в соответствующую стадию. После распределения всех согласованных позиций заявки в заказы, стадия переходит в “Успех”. Если вся заявка отклоняется, то она переходит в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Заказы в отдел закупок”
Смарт-процесс “Заказы” помогает руководителю отдела закупок эффективно распределить все заявки на закупки между ответственными менеджерами на основе их специализации.
Смарт-процесс “Заказы”
Когда мы утвердили все или часть позиций бюджета, мы можем забирать их в закупы. Для этого руководитель отдела закупок должен их собрать и поручить ответственным менеджерам.
Если заказ в стадии “Новый”, значит позиции заявки на закупку были выбраны и объединены в определенный заказ. Экран заказа виден руководителю отдела закупок и он может распределить ответственность на менеджеров, ответственных за закупку этих товарных позиций. После того как все товарные позиции распределены по всем ответственным, заказ переходит в стадию “В работе” и экран отображает информацию обо всех распределенных товаров в закупах с названиями и категорией.
По результату закупки всех позиций заказ, он переходит в “Успех”, если с заказом какие-то проблемы, он был отменен или позиции не закуплены - он переходит в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Закупы”
Смарт-процесс “Закупы” нужен для того, чтобы правильно консолидировать заявки на закупки и провести закупку у поставщиков.
Смарт-процесс “Закупы”
На основе заказа создаются элементы в смарт процессе “Закупы”, которые “по умолчанию” создаются в стадии черновик. Ответственный менеджер получает список товаров для закупки в виде Закупов, назначенных руководителем.
Пока закуп находится в стадии “Черновик”, менеджеры могут дополнять, разбивать и консолидировать позиции для обеспечения более эффективного процесса закупок.
Как только менеджер нажимает кнопку “сохранить разбиение на закупы”, на каждую категорию товаров спецификации создается свой элемент Смарт-Процесса “Закупы” и стадия переходит в “Готово к работе”. Можно приступать к рассылке запросов поставщикам.
На стадии “Запросы поставщикам” менеджеры формируют запросы на ценовое предложение и они автоматически рассылаются поставщикам. Пока закуп стоит в стадии “Ожидание”, происходит сбор предложений от поставщиков в сводную таблицу.
Также есть возможность запустить стадию “Переторжка”. Это стадия, где поставщикам отправляется новое сообщение с запросом на лучшую цену.
После получения предложений от поставщиков, менеджер передает собранную информацию в комиссию для выбора победителей, при этом Закуп переходит на стадию “Комиссия”. Когда победитель выбран, закуп переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Спецификация”
Данный смарт- процесс является базой данных всех позиций заявок на закупку и фактически определяет жизненный цикл позиции в закупке, от попадания в бюджет, до попадания на склад. Рассмотрим детально.
Смарт-процесс “Спецификация”
Когда новая потребность добавляется и согласовывается, создается элемент “Спецификации”. Это означает, что позиция спецификации идет по системе, проживая свой жизненный цикл.
В жизненном цикле каждого элемента спецификации имеется вся информация: когда он был добавлен в бюджет, из какой позиции номенклатуры, по какой статье, кто ответственный менеджер и тд.
В стадию “Проблемная позиция” позиция попадает, если есть проблемы с предложением от поставщиков. Тогда менеджеру выставляется задание уведомить руководителя о проблеме и сформировать новый Закуп. На этот раз с рассылкой более широкому кругу поставщиков. Если альтернатива на позицию найдена, то позиция переходит в стадию “Согласование замены”.
После выбора поставщика-победителя, закуп переходит в стадию “В заказе поставщику”. Параллельно создается Сделка с поставщиком. Когда заказ поставщику оплачен и мы ожидаем доставку, он переходит в стадию “На Доставке”.
По факту прихода заказа, стадия меняется на “На входном контроле/Склад”, соответственно его необходимо принять на складе. На учете каждая позиция. В этом месте рассматривается смарт-процесс “Спецификация”, поэтому никаких действий стадий нет, но в самом закупе формируется задание кладовщику - принять все позиции этого закупа.
Смарт-процесс “Поставщики в закупе”
Данный смарт-процесс помогает удобно отслеживать рассылку запросов поставщикам и их предложения.
Смарт-процесс “Поставщики в закупе”
Когда менеджер направляет запрос на предложение выбранным поставщикам, рассылка производится автоматически. Для каждого поставщика создается элемент смарт процесса “Поставщики в закупе”.
На стадии “Запрос отправлен” поставщику отправляется письмо с уникальным кодом отслеживания, который позволяет связать ответы поставщиков с конкретными этапами смарт-процесса. В стадии “Запрос отправлен" элемент находится заданное количество времени, как правило 2-3 дня. Срок можно настроить для каждого поставщика.
По истечению установленного срока ожидания стадия переходит в “Связаться (автоматика)”, если поставщик не ответил на запрос и не предоставил предложение, система автоматически отправляет напоминание.
Если поставщик не ответил после автоматической инициации, то через один день стадия переходит в “Связаться (менеджер)” и система создает задание для ответственного менеджера - связаться с поставщиком.
Когда ответ от поставщика получен, стадия меняется на соответствующую ”Ответ получен”. Далее срабатывает триггер кода отслеживания и ответ анализируется.
“Переторжка” - это стадия, которая может быть инициирована из приложения несколько раз. В ней поставщикам отправляется новое сообщение. Сообщение содержит информацию о наилучшем предложении на данный момент и запрашивает новую лучшую цену.
В завершающем этапе, когда выбран лучший поставщик, элемент процесса переходит к стадии "Договор". В случае, если поставщик не ответил вовсе, ответил отрицательно или не был выбран, процесс переходит в один из "Провалов".
Сделки с поставщиками
Данный процесс требуется, для того, чтобы создать и проследить сделку с поставщиком от создания договора до закупки товара.
Сделки с поставщиками
Процесс сделки с поставщиком начинается, как только поставщик-победитель выбран общим решением комиссии - создается “Новая” сделка.
После подписания договора или выписки счета на оплату, мы получаем счет от поставщика. Сделка с поставщиком переходит в стадию “Оплата”. В данной стадии сделка находится в режиме ожидания оплаты счета.
После оплаты автоматически создается дочерний смарт-процесс “Доставка/Приемка” и сделка переходит в стадию “Изготовление”. Менеджеру выставляется задание зафиксировать ожидаемую дату изготовления.
Далее вся работа по логистике и приемке этого закупа осуществляется в смарт-процессе “Доставка/Приемка”. Сделка стоит в этой стадии в тот момент, когда доставка планируется, производится и осуществляется входной контроль.
В стадию “Успех” сделка переходит, когда смарт-процесс “Доставка/Приемка” перешел в “Успех”. То есть груз приехал и сотрудники склада осуществили входной контроль. Если сделка с поставщиком отменена по ряду причин, то сделка попадает в один из “Провалов”. Провалы гибко настраиваются.
Смарт-процесс “Договора”
Смарт-процесс Договора необходим, чтобы ускорить и привести в порядок процесс подписания договоров с поставщиками.
Смарт-процесс “Договора”
Создание нового договора или выбор действующего в сделке с поставщиком запускает смарт-процесс “Договора”. Создается “Новый” договор, которому необходимо присвоить тип и выбрать форму договора. Когда это сделано, договор отправляется письмом поставщику для финального согласования.
Смарт-процесс “Договора” находится на стадии “Ожидаем Ответ”, пока мы не получим ответ поставщика.
Если поставщик прислал протокол разногласий, то выставляется операционная задача по согласованию этого протокола. Сделка переходит в стадию “Анализ/Согласование”.
Если договор одобрен, то элемент смарт-процесса переходит в стадию “Подписание”, если нет, то в один из “Провалов”.
В стадии “Подписание” ответственному менеджеру выставляется новое задание, выбрать способ подписания - на бумаге или по ЭДО. Когда договор подписан, элемент смарт-процесса переходит в стадию “Успех”. Если нет, то в соответствии с одной из причин, элемент смарт-процесса переходит переход в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Доставка/Приемка”
Данный смарт-процесс нужен, чтобы проконтролировать процесс доставки товара и приеме его на складе.
Смарт-процесс “Доставка/Приемка”
Процесс начинается со стадии “Оформление заявки”. При оформлении заявки необходимо выбрать тип доставки: поставщиком или нашими силами. После оформления заявки на доставку, она переходит в статус "Запланирована/Ждем". Это означает, что доставка запланирована, но еще не началась.
Когда подтверждается дата доставки и товар приходит, стадия меняется на “Входной контроль/Склад” и создается задание ответственному на складе. Он должен проверить товарные позиции на соответствие спецификации и наличие оригиналов документов.
Если все в порядке, то в соответствующее задание прикладываются документы и доставка переходит в “Успех”, если доставка неверная, то в один из “Провалов”.
Процесс Согласования реестра счетов на оплату
Смарт-процесс “Согласования реестра счетов на оплату” помогает синхронизировать бухгалтерский отдел и руководство для принятия решения о приоритете оплаты.
Смарт-процесс “Согласования реестра счетов на оплату”
Каждое утро в 10.00, бухгалтеру приходит задание - сообщить общую сумму, на которую можно платить сегодня. Как только он указывает общую сумму к оплате, информация поступает руководителю отдела закупок.
Элемент смарт-процесса переходит в стадию “Бюджет дня”, где у руководителя отдела закупок появляется задание сформировать список счетов на оплату сегодня. Он проставляет признак “срок оплаты сегодня”, тем счетам, которые нужно оплатить именно сегодня. По факту завершения работы с этим заданием, элемент переходит на следующую стадию “Оплата”.
В данной стадии, бухгалтер получает задание с согласованным руководителем списком счетов и оплачивает эти счета. Если счет оплачен успешно, он переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Счета”
Смарт-процесс “Счета” нужен чтобы систематизировать оплаты счетов компании, когда счетов много и трудно выставить приоритет.
Смарт-процесс “Счета”
На стадии “Черновик” в систему заносится элемент - счет со следующими параметрами: срок оплаты, сумма, тип оплаты и другие параметры. Когда мы добавили предварительную дату оплаты, счет переходит в стадию “Ожидает Оплату”.
На стадии “Ожидает Оплату” счет будет ожидать оплаты на основе даты. В зависимости от критичности оплаты, дату можно поменять.
Если счет в рамках процедуры согласования добавили на оплату “сегодня”, значит руководитель перенес счёт на стадию “В реестре”. В таком случае для бухгалтера это руководство к тому, чтобы его оплачивать.
Когда бухгалтер оплатил, он прикладывает платежку и нажимает кнопку “оплачено”. Стадия переходит в “Успех”. Далее поставщику высылается письмо с подтверждением оплаты и платёжным поручением.
Если с оплатой возникли проблемы, счёт переходит в один из “Провалов”.
Результаты
Внедрение воронок смарт-процессов, в отделе закупок, предоставляет значительные улучшения в эффективности и прозрачности внутренних операций. Наше SRM-Решение позволяет:
До и после
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Создание заявок, формирование заказов и согласование с поставщиками занимали значительное количество времени. | Сокращение времени, затрачиваемого на создание заявок, формирование заказов и согласование с поставщиками. | |
| Процессы управления бюджетом на закупки не точны, что приводит к частым превышениям бюджета и финансовым нестыковкам. | Внедренные воронки способствуют точному управлению бюджетом, исключаются превышения лимитов. | |
| Отсутствие прозрачности и детализированной информации на каждом этапе. | Прозрачные и контролируемые процессы, благодаря отслеживаемым воронкам. | |
| Неэффективное взаимодействие с поставщиками, вызывают задержки и усложнения в согласовании условий поставок. | Оптимизированный процесс выбора поставщиков и согласования условий. |
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Дублирование закупок в плане. | Заявки на закупки объединяются и централизуются, что упрощает управление и сокращает дублирование работ. | |
| Отдельные закупки могут не получать специальных условий от поставщика, что увеличивает расходы организации на товары и услуги. | Объединение закупок позволяет получить объемные скидки от поставщиков, что приводит к существенной экономии. | |
| Процесс закупок может быть не оптимизированным, долгим и недостаточно контролируемым. | Процесс закупок становится более эффективным и оптимизированным, что позволяет сэкономить время и ресурсы. | |
| Отсутствие понятия у закупщиков, кто за какую категорию и закуп ответственный. | Каждый снабженец получает свою задачу на закуп. | |
| Нехватка контроля для руководителя отдела закупок. | Руководитель назначает ответственных закупщиков и отслеживает прогресс каждого закупа в реальном времени. |
Резюме
Внедрение смарт-процессов в отделе закупок приводит к резкому ускорению процессов, более точному управлению бюджетом, повышенной прозрачности и эффективному взаимодействию с поставщиками. Эти изменения существенно оптимизируют операционную деятельность, повышая общую эффективность отдела.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.