Главная / Заявки на закупки
Работая с закупом, мы ожидаем ответы поставщиков. В нашей системе все ответы поставщиков автоматически собираются в сводную таблицу, чтобы было удобно сопоставить и сравнить несколько предложений.
Сотрудники вашего отдела закупок до сих пор делают такие сводные таблицы вручную и тратят на это огромное количество времени, в то время как это может делать автоматика.
Проблематика
Менеджер по закупкам может столкнуться с рядом проблем при работе со сводной таблицей предложений от поставщиков, например:
Как это работает нашей SRM системе?
C нашим решением можно объединять позиции из разных заявок на закупки в один закуп, если это необходимо. Это полезно, например, при проведении массовых закупок и/или закупок для разных проектов или отделов. На этой стадии руководитель отдела закупок просматривает заявки и отмечает галочками нужные позиции для назначения ответственных менеджеров на соответствующие категории. Также есть опция оставить комментарий.
Сводная таблица создается в системе автоматически
В сводной таблице менеджер видит несколько ответов от поставщиков. Глядя на таблицу, ответы легко сравнить и выбрать наиболее выгодные условия.
Предложения добавляются по мере получения ответов от поставщиков (смотри раздел “Форма Ответа Поставщика”). Менеджер просматривает все предложения, учитывая минимальные партии поставки, лучшие цены и условия доставки и другие параметры предложения.
Когда ответов поставщиков достаточно, менеджер направляет закуп на комиссию.
Экран — Закуп. Сводная таблица
Голосование
Члены комиссии (группа людей из разных отделов компании) получают задания бизнес-процесса на ознакомление с предложениями и голосование за лучшие условия.
В зависимости от настроек, выбираются голосующие на основе матрицы ответственности. Матрица ответственности — справочник в системе, отображающий роли в компании. В зависимости от параметров закупки алгоритм выбирает из матрицы голосующих по данному закупу.
Комиссия ознакамливается с вариантами, которые алгоритм предлагает на рассмотрение, подсвечивая наиболее выгодные зеленым цветом. Участники голосования выбирают самые оптимальные условия и отмечают позиции закупа чек-боксами.
Система фиксирует все принятые решения персонально по каждому члену комиссии, тем самым, исключая коррупционную составляющую. Например: заниженные цены и нереальные сроки, объединение закупок из разных видов товаров, специфические условия и невнятное ТЗ.
Проверка СБ
Каждая закупка проходит проверку Службы Безопасности (СБ), которая проверяет поставщиков на юридическую и финансовую чистоту. Проверка происходит по каждому поставщику. В результате, резолюция СБ отображается над каждым предложением поставщика в сводной таблице.
Экран — Закуп. Сводная таблица
Общим решением комиссии выбираются поставщики-победители (отмечается галочкой победа по лотам) и голосование завершается.
Экран — Закуп. Сводная таблица — ГОЛОСОВАНИЕ
Когда все голоса участников комиссии получены, автоматически создается электронный протокол с итогами, который далее направляется на согласование ответственному лицу — директору по закупкам, генеральному директору, в соответствии с матрицей ответственности и настроенным маршрутом согласования.
Ответственное лицо ставит на протокол “последнюю подпись” и подтверждает закуп. Подробнее о протоколе читайте в разделе Электронный протокол.
Экран — Заказ. Спецификация на этапе сделок с поставщиками
Как только закуп переходит в успех, выигравший поставщик получает письмо, запускается процесс сделки в воронке “Договора с Поставщиками”. Подробнее о договорной работе вы можете ознакомиться в соответствующем разделе.
Результаты внедрения
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Процесс обработки ответов от поставщиков на запросы о предложениях — не системен и не структурирован. Ответы приходят в разных форматах. | Единая формы ответов поставщиков со структурированными и стандартизированными данными. Ответы приходят в одном формате. Сводная таблица ответов формируется автоматически. | |
| Анализ предложений от поставщиков требует значительных временных затрат, не хватает информации для принятия обоснованных решений. | Менеджер и тендерная комиссия могут быстро и эффективно анализировать предложения, сравнивать их по различным параметрам и принимать обоснованные решения. | |
| Ручной ввод информации в систему. Данные разбросаны по разным файлам и документам. | Сводная таблица позволяет собирать и обрабатывать информацию о предложениях быстро и точно, а также обеспечивает легкое архивирование и удобное документирование решений. |
Резюме
С единой формой ответов поставщика вы никогда больше не будете делать сводную таблицу руками, тратить на это время и при этом ошибаться. Процедура голосования комиссии с правильным составом участников, а также автоматическое формирование протокола существенно увеличат скорость принятия решений по закупкам.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.