Главная / Согласование бюджета
Согласование бюджета в закупках - это процесс утверждения и контроля расходов на закупки товаров и услуг для соблюдения бюджетных ограничений и планирования финансов.
Данный процесс достаточно объемный и занимает много времени. До сих пор, многие компании печатают списки заявок, потом несут на согласование стопку бумаг, каждый лист просматривается и ставятся печати и так далее. Это неэкономично, неэффективно и утомительно.
Электронные системы устраняют необходимость в бумажных документах, позволяют собирать подписи и согласования онлайн, и упрощают весь цикл управления закупками.
Проблематика
Среди основных проблем, которые появляются на этом этапе:
Как это работает в нашей SRM СИСТЕМЕ?
Согласующему приходит уведомление в «колокольчик» с задачей “Согласовать позиции” в бюджете. Список участников согласования формируется по матрице ответственности в зависимости от бюджета. Обычно, для общих бюджетов компании, должны участвовать: генеральный директор, коммерческий директор, руководитель отдела закупок и финансовый директор. Этот список может быть дополнен для бюджетов подразделений.
Экран Согласования
Для каждого согласующего предусмотрен экран для согласования тех позиций, по которым от него ждут голос. Под таблицей, пришедшей на проверку, две кнопки «Принять» и «Отклонить с комментариями».
Экран — Согласование
Согласование по позиционно
Согласовывается каждая позиция и необходимо выбрать потребность и нажать соответствующую кнопку.
Экран — Согласование по позиционно
Если позиция согласована, то статус меняется на “согласована”. Если согласующий «отклоняет с комментарием» конкретную позицию, то в таблице заявок ее статус меняется на “не согласована”. При этом поле комментария обязательно к заполнению, иначе отклонение не фиксируется. Пока заявка находится на рассмотрении - статус каждой позиции показан как “на согласовании”.
Результаты
Внедрение процесса согласования заявок на закупки в бюджет может привести к положительным результатам для компании. Наше решение позволяет:
До и после
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Заявки на закупки оформляются на бумаге, что требует много времени и ресурсов на согласования. | Заявки на закупки оформляются и согласовываются онлайн, что экономит время и ресурсы. Сотрудники голосуют не покидая рабочее место. | |
| Согласование бюджета происходит вручную, часто с использованием физических документов. | Согласование бюджета становится более эффективным и прозрачным, так как все этапы происходят в цифровом формате, без необходимости встреч и подписей на бумажных документах. | |
| Отслеживание текущего статуса согласования требует множества запросов и обратной связи. | Прозрачное отслеживание статуса согласования, позволяя участникам видеть текущее положение в режиме реального времени и получать уведомления о необходимых действиях. Всегда понятно - чей голос мы ждем для завершения голосования. | |
| Большие затраты времени на
организацию и проведение регулярных совещаний для согласования бюджета. | Часть процесса автоматизирована, и онлайн-платформа позволяет участникам производить согласования и подписи из любой точки мира. |
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Дублирование закупок в плане. | Заявки на закупки объединяются и централизуются, что упрощает управление и сокращает дублирование работ. | |
| Отдельные закупки могут не получать специальных условий от поставщика, что увеличивает расходы организации на товары и услуги. | Объединение закупок позволяет получить объемные скидки от поставщиков, что приводит к существенной экономии. | |
| Процесс закупок может быть не оптимизированным, долгим и недостаточно контролируемым. | Процесс закупок становится более эффективным и оптимизированным, что позволяет сэкономить время и ресурсы. | |
| Отсутствие понятия у закупщиков, кто за какую категорию и закуп ответственный. | Каждый снабженец получает свою задачу на закуп. | |
| Нехватка контроля для руководителя отдела закупок. | Руководитель назначает ответственных закупщиков и отслеживает прогресс каждого закупа в реальном времени. |
Резюме
Внедрение системы согласования бюджета в закупочной деятельности существенно упрощает и оптимизирует этот процесс.
Устраняются проблемы, связанные с бумажными документами, подписями и встречами. Обеспечивается более прозрачное, эффективное и надежное управление бюджетом. Это позволяет сэкономить время, ресурсы, избежать ошибок и сделать весь процесс более удобным для всех участников.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.