Главная / Рассылка поставщикам
Процесс рассылки предложений поставщикам играет важную роль в эффективной работе многих компаний. Однако, зачастую этот процесс может быть плохо организован и осуществляться в ручную.
Многие менеджеры всё ещё используют таблицы Excel для управления списками поставщиков и предложений. Эти списки не обновляются, не просматриваются и не объединяются в единый реестр. Далее менеджеры отправляют “тонны” электронных писем поставщикам, не следя за тем, какие из них не получают ответы, и какие приводят к успешным сделкам. Это делает невозможным оценку эффективности и оптимизацию процесса. Вывод: на предприятии нужна система управления закупками!
Проблематика
На этапе рассылки заявки на закупку поставщикам могут возникнуть различные проблемы и трудности, которые могут замедлить процесс закупок или повлиять на результат. Например:
Как это работает?
С нашим приложением SRM Supplier Relationship Management менеджер может легко произвести отправку запроса предложения поставщику в 3-и шага.
Шаг 1 — Проверка данных о закупе
Менеджер должен заполнить и проверить информацию о закупе: название, организатор (с нашей стороны), даты сроков подачи заявок для участия в закупке и сроков определения результатов закупки.
Экран — Закуп. Рассылка — Шаг 1
Шаг 2 — Проверка данных для отправки поставщика
После заполнения информации о закупке, менеджер должен также уделить внимание составлению самого письма. На экране необходимо скорректировать или ввести заново тему письма, написать короткий но информативный текст, который содержит важные детали о закупке и условиях участия. Текст письма можно выбрать из ранее созданного шаблона, если тема и суть письма стандартная. В подпись подставляется: Имя, Фамилия и контакты ответственного менеджера.
Стандартизированные письма из шаблонов помогут ускорить процесс отправки заявки поставщикам, а также упростит последующий анализ ответов.
Экран — Закуп. Рассылка — Шаг 2
Шаг 3 — Выбор поставщиков для рассылки
На шаге 3, менеджер должен выбрать соответствующих поставщиков, кому требуется отправить запрос. Система предоставляет возможность выбора поставщиков из реестра поставщиков. Альтернативно, можно добавить всех поставщиков из определенной категории. Это удобно, когда поставщиков в категории много и нужно собрать предложение от максимального количества компаний.
Экран — Закуп. Рассылка — параметры и выбор поставщиков
При выборе добавить всех из категории открывается справочник категорий, где можно выбрать конкретно интересующих поставщиков (например категория Столы). Справочник категорий настраивается.
Экран — Закуп. Мод. Окно — Добавить из категории
При необходимости, некоторых поставщиков можно удалить из списка рассылки.
Письмо поставщику
Когда вся информация проверена, а поставщики выбраны — менеджер отправляет рассылку. Ниже виден экран письма, которое получает поставщик. Чтобы ответить, он может нажать и перейти по ссылке или нажать кнопку “принять участие“, чтобы поучаствовать в тендере. Для отказа от участия также предусмотрена соответствующая кнопка.
Когда поставщик нажимает кнопку “принять участие” или “спасибо, не интересно”, ответственный за закуп менеджер получает уведомление.
Экран — Рассылка поставщикам. Письмо
Описание смарт процесса “Поставщики в закупе”
Смарт Процесс — Поставщики в закупе
Когда менеджер отправляет запрос на предложение всем интересующим поставщикам, каждому отправленному письму присваивается код для отслеживания. Код отслеживания позволяет закреплять ответы от поставщиков за конкретными элементами смарт процесса “Поставщики в закупе”. На ответ поставщику отводится три дня, но данный срок можно настроить.
Результаты
Организация рассылки закупов поставщикам приводит к положительным результатам и выгодам для организации. Наше решение помогает:
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
Резюме
Процесс рассылки запросов на закупку поставщикам значительно улучшает эффективность и точность процесса закупок. Он позволяет сократить временные задержки, повысить видимость и контроль, а также снизить риск ошибок. В результате, организации могут более оперативно и успешно сотрудничать с поставщиками, обеспечивая более выгодные условия и оптимизируя свои операционные процессы.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.