Главная / Планирование закупок
Чтобы закупить необходимые товары, необходимо спланировать процесс закупки. Для этого надо собрать перечень потребностей, обсудить бюджет и назначить сроки. Многие компании для этого используют таблицы, эксельки, разные сторонние приложения и в итоге — планирования, как такого, не происходит в полном смысле этого слова.
Планирование заявок на закупку — определение и документирование потребностей организации в товарах, услугах или материалах, которые необходимы для выполнения текущих или будущих операций.
Почему важно планировать закупки?
Если мы не планируем наши закупки, то у нас:
| НЕТ | КАК СЛЕДСТВИЕ | |
| Нет эффективного управления ресурсами и достаточного ассортимента. | Риск встретить покупателей пустыми полками или производство без необходимого сырья, а также получить затоваренный склад. | |
| Нет организованной номенклатуры товаров. | Риск продаж с существенными скидками, утилизация скоропортящихся запасов, закупка не подходящих аналогов и/или заморозка ликвидных средств, вложенных в закупку непродаваемых/неиспользуемых запасов. | |
| Нет своевременности и качества поставок. | Потеря покупателей и поставщиков, проблемы с производством. |
| НЕТ | СООТВЕТСТВЕННО | |
| Нет эффективного управления ресурсами и достаточного ассортимента | Риск встретить покупателей пустыми полками или производство без необходимого сырья, а также получить затоваренный склад. | |
| Нет организованной номенклатуры товаров. | Риск продаж с существенными скидками, утилизация скоропортящихся запасов, закупка не подходящих аналогов и/или заморозка ликвидных средств, вложенных в закупку непродаваемых/неиспользуемых запасов. | |
| Нет своевременности и качества поставок. | Потеря покупателей и поставщиков, проблемы с производством. |
Планирование закупок не только показывает, сколько продукции стоит приобрести. Планирование помогает оптимизировать заказы поставщикам, спасает от неиспользования товаров на складе. При грамотном управлении закупками проще планировать расходы и выстраивать четкие схемы взаимодействия с поставщиками.
Проблематика
Среди основных проблем, которые появляются на этом этапе:
Как работает система планирования закупками?
SRM (Supplier Relationship Management) — это система и стратегия управления отношениями с поставщиками, направленная на оптимизацию снабжения, сотрудничество и эффективное взаимодействие между компанией и поставщиками.
При внедрении системы управления закупками в организации, разные отделы создают планы на то, что нужно закупить — потребности, и делают это на основе каталога товаров, работ, услуг и расходов.
Следующим этапом, эти планы проходят процедуры утверждения через электронный документооборот. В результате этого формируется центральный план закупок для всей организации, где объединяются похожие потребности.
Интеграция с бюджетной системой (например ERP) автоматизирует контроль расходов, следя за соответствием бюджетным ограничениям, как на этапе планирования, так и на этапе выполнения закупок.
Электронная система корпоративных закупок автоматизирует работу централизованных отделов снабжения.
С помощью SRM системы, компания получает запросы и заявки на закупку подразделений-заказчиков, проводит процесс согласования этих заявок и контролирует соответствие общему плану закупок, соблюдая закупочные правила и процедуры.
ПЛАНЫ ЗАКУПОК НА ОСНОВЕ ФАКТИЧЕСКИХ ПОТРЕБНОСТЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ
Потребности — это определение того набора товаров и услуг, который необходим организации для достижения целей.
Профильные подразделения самостоятельно определяют, что необходимо для нормальной работы, а отдел закупок решает преимущественно организационные вопросы и задачи взаимодействия с поставщиками.
ЗАЯВКА В ПЛАН
Первый этап планирование — это создание самого плана закупок. Такой план может быть и на год и на какой-то определенный период времени. План закупок создается в разделе Закупки, в него впоследствии будут добавляться заявки на потребности от подразделений компании.
Экран — заявки в план закупок. Начало
Как мы уже писали ранее — потребности это необходимые товары для компании/сотрудников для достижения определенных целей. В заявке на план каждой позиции номенклатуры присваивается максимальная цена, количество, единица измерения и описание.
Как только все заявки в план добавлены — статус плана закупок меняется на “запланирован”.
Когда заявки в план добавлены — им необходимо пройти согласование: действительно ли все заявленные позиции нужны и входят ли они в бюджет на определенный период.
Экран — план закупок. Начало
Как только все заявки в план согласованы — статус плана закупок меняется на “согласована номенклатура”.
Заявка на закупку
Заявки на закупку это позиции плана закупок, которые направляются в отдел закупок для разбора. Заявки на закупку можно также создавать и отдельно — когда заявка поступает из другой системы по интеграции.
Экран — заявки на закупки; назначение ответственного. Спецификация
Процедура сбора заявок проходит в режиме одного окна внутри плана. На этой стадии руководитель отдела закупок просматривает заявки и отмечает галочками нужные позиции для назначения ответственных менеджеров на соответствующие категории. Он также может оставить комментарий.
Экран — заявки на закупки; стадия — назначение ответственного менеджера. Спецификация
После передачи задач ответственным, руководитель отдела может видеть прогресс по каждой закупке.
Экран — заявки на закупки; стадия — ответственные распределены, процесс идет. Спецификация
Закуп
Когда ответственный закупщик получает уведомление о новой задаче, он переходит по ссылке и видит следующий экран. На данном этапе его просят консолидировать поступившие заявки в закупы по категориям.
Экран Закуп — стадия Черновик
Как только все позиции распределены и каждый закуп готов, ответственный менеджер переходит к стадии — рассылка поставщикам. Об этом подробнее в разделе Рассылка поставщикам.
Экран — закуп; стадия — готов к работе. Спецификация
Результаты внедрения
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Отсутствие единой нормативно-справочной информации (НСИ). | Вся информация о номенклатуре, заявках и истории заказов доступна в одном месте. | |
| Ручной сбор потребностей. | Все поступающие заявки объединяются в единый список, что помогает формировать общий план закупок и статьи бюджетов. SRM система позволяет объединять и переформировывать позиции из различных заявок. | |
| Недостаток контроля при формировании заявок на закупку. | В системе предусмотрена настройка маршрутов согласования, которая обеспечивает дополнительную проверку, добавляя согласующих в зависимости от категории продукта. | |
| Несогласованность работы сотрудников различных подразделений. |
| |
| Превышение бюджетов на закупки. |
| |
| Нет контроля над бюджетом и не ясно, как его прогнозировать. | Бюджет и прогнозирование основываются на исторических данных. |
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Отсутствие единой нормативно-справочной информации (НСИ). | Вся информация о номенклатуре, заявках и истории заказов доступна в одном месте. | |
| Ручной сбор потребностей. | Все поступающие заявки объединяются в единый список, что помогает формировать общий план закупок и статьи бюджетов. SRM система позволяет объединять и переформировывать позиции из различных заявок. | |
| Недостаток контроля при формировании заявок на закупку. | В системе предусмотрена настройка маршрутов согласования, которая обеспечивает дополнительную проверку, добавляя согласующих в зависимости от категории продукта. | |
| Несогласованность работы сотрудников различных подразделений. |
| |
| Превышение бюджетов на закупки. |
| |
| Нет контроля над бюджетом и не ясно, как его прогнозировать. | Бюджет и прогнозирование основываются на исторических данных. |
Резюме
С нашим решением все этапы процесса планирования закупок — от сбора потребностей до рассылки запроса поставщикам — выполняются в одной платформе. Вам больше не придется использовать разные документы и таблицы для номенклатуры и вручную собирать закупки в закупы.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.