Главная / Форма ответа поставщика
Зачастую ответы поставщиков на запросы о предложении приходят в разных формах, таблицах или прикрепленных файлах, что усложняет разбор и систематизацию информации. Менеджеру требуется много времени на обработку информации (разобрать ответ, занести в систему и обработать). По ходу работы возникают ошибки из-за ручной обработки. Все это влияет на производительность отдела закупок.
В настоящий момент, есть возможности для оптимизации трудозатрат на этом участке. Форма для ответа поставщика является именно таким инструментом, и на нашей практике, в более чем 50% процентах случаях поставщики отвечают именно через данную форму. Еще 20% ответов в виде файлов поможет распознать технология RPA. Таким образом, остается 30% ответов, которые нужно разбирать "руками".
Проблематика
На этапе обработки ответов поставщиков, на запросы о предложениях, могут возникнуть различные проблемы.
Как это работает в нашей системе автоматизации закупок?
ФОРМА ОТВЕТА ПОСТАВЩИКА
Система направляет поставщикам письмо с запросом ценового предложения: со спецификацией и кнопкой приглашения к участию. По кнопке “принять участие” поставщик переходит на форму ответа поставщика.
Экран — Рассылка поставщикам. Письмо
Когда поставщик переходит по ссылке в полученном письме, он попадает в окно для заполнения информации о своем предложении. В это время в разделе закупа менеджер может увидеть что статус поставщика изменился на “подтвердил участие”.
Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика
Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика
Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика
Экран — Рассылка поставщикам. Ответ поставщика — АНАЛОГ
Как только менеджер по продажам получает ответы поставщиков по закупке — они собираются в сводную таблицу. Удобная система уведомлений в системе автоматизации закупок проинформирует менеджера о поступлении новых ответов от поставщиков.
Экран — Закуп. Сводная таблица
Результаты
Внедрение единой формы ответов от поставщиков может привести к различным положительным результатам и улучшениям в процессе управления закупками и взаимодействии с поставщиками. С нашим решением:
ДО | ПОСЛЕ | |
Запросы о предложениях от поставщиков поступают в разнообразных форматах и файлах. | Ответы на запросы о предложениях поступают с использованием единой формы, предоставленной заказчиком. | |
Разнообразие форматов и структур ответов от поставщиков вызывает путаницу и затрудняет их обработку. | Структурированная форма ответов упрощает обработку и анализ данных. | |
Ручная обработка ответов от поставщиков занимает много времени и сопровождается большим количеством ошибок. | При помощи автоматизации формы - значительно сокращается процесс обработки и количество ошибок уменьшается. | |
Сравнение предложений и анализ данных затруднено из-за разнообразия форматов и отсутствия структурированности. | Сравнение предложений от поставщиков становится более простым и точным из-за стандартизированных данных. |
ДО | ПОСЛЕ | |
Запросы о предложениях от поставщиков поступают в разнообразных форматах и файлах. | Ответы на запросы о предложениях поступают с использованием единой формы, предоставленной заказчиком. | |
Разнообразие форматов и структур ответов от поставщиков вызывает путаницу и затрудняет их обработку. | Структурированная форма ответов упрощает обработку и анализ данных. | |
Ручная обработка ответов от поставщиков занимает много времени и сопровождается большим количеством ошибок. | При помощи автоматизации формы — значительно сокращается процесс обработки и количество ошибок уменьшается. | |
Сравнение предложений и анализ данных затруднен из-за разнообразия форматов и отсутствия структурированности. | Сравнение предложений от поставщиков становится более простым и точным из-за стандартизированных данных. |
Резюме
Внедрение единой формы ответов от поставщиков в системе автоматизации закупок значительно упрощает и стандартизирует процесс сбора и обработки данных, что снижает вероятность ошибок и временных задержек. Структурированные ответы обеспечивают более эффективное сравнение предложений и принятие обоснованных решений заказчиком, повышая прозрачность и согласованность взаимодействия с поставщиками. В результате, это способствует оптимизации процесса закупок и улучшению управления рисками.