Главная / Бюджетирование закупочной деятельности
Управление закупками и обоснование расходов представляют собой важный аспект в управлении любой компанией. Например, в отделе информационных технологий постоянно требуется согласование закупок расходных материалов, лицензий, аппаратного обеспечения и многих других затрат. Если нет системы бюджетирования, то управление финансами и ресурсами остается хаотичным и неэффективным.
Своевременное планирование бюджета позволяет специалистам сосредоточиться на своей основной работе, не отвлекаясь на ежедневные процедуры согласования и запросов финансирования.
В свою очередь, руководство может прозрачно видеть, какие инвестиции осуществляются и куда направляются средства компании.
Почему важно бюджетировать закупки?
Если мы не бюджетируем наши закупки, то у нас:
| НЕТ | СООТВЕТСТВЕННО | |
| Нет планирования расходов | Шаткая финансовая устойчивость и неспособность выполнять свои обязательства перед поставщиками и другими сторонами | |
| Нет сравнения факта с планом | Невозможность выявлять отклонения и принимать корректирующие меры в случае необходимости | |
| Нет оптимизации расходов | Существуют лишние затраты и издержки из-за невыгодных поставщиков или неоптимальных условий сотрудничества |
Бюджетирование закупок имеет важное значение, поскольку позволяет организации эффективно контролировать свои расходы и соблюдать финансовую дисциплину. Это в свою очередь помогает снизить риски излишних затрат и финансовых нестабильностей в будущем. Кроме того, бюджетирование помогает планировать закупки с учетом стратегических целей, оптимизировать использование ресурсов и обеспечивать оптимальное функционирование организации.
Проблематика
Среди основных проблем, которые появляются на этапе бюджетирования:
Как это работает в нашей SRM системе?
Бюджет закупок содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность закупа. Подробнее читайте в разделе “Заявки на закупки”
Если в закупе участвует несколько подразделений, то можно разделить его на несколько бюджетов, что ускорит подготовку и согласование бюджета закупок, т.к. составляющие этого бюджета можно будет подготавливать и согласовывать параллельно.
управление закупками. ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА
Процесс планирования бюджета можно разделить на 3 стадии:
Смарт-процесс “Бюджеты”
Смарт-процесс “Бюджеты”
Для того, чтобы создать новый бюджет на определенный период, необходимо запустить смарт-процесс “Бюджеты”. При создании нового Бюджета необходимо указать такие параметры как: период, лимит, принадлежность к подразделению, ответственного и список голосующих. Бюджеты могут создавать ответственные руководители подразделений. Когда бюджет создан, можно собирать потребности - заявки на закупки.
Экран Бюджета
Определение потребностей (Заявка на закупку в бюджет)
Представим что сотруднику цеха требуются металлические трубы на следующий год. Для того, чтобы заказать такую позицию, ее нужно предварительно согласовать.
Смарт-процесс “Заявка на Закупку”
Представим, что сотруднику цеха требуются металлические трубы на следующий год. Для того чтобы заказать такую позицию, ее нужно предварительно согласовать.
Он переходит в смарт-процесс “Заявки на закупку”. Там он видит свои предыдущие заявки, которые он лично добавлял. Он нажимает - “создать новую заявку”. В табе “Спецификация” он выбирает общие параметры: в какой бюджет идет заявка, период и подразделение. Ему могут быть доступны только те бюджеты, в которые он может подавать заявки, на основе прав.
Далее открывается таблица “Спецификация”, куда можно добавлять необходимые позиции. Если он хочет заказать несколько позиций, он вписывает каждую в таблицу с указанием наименования, количества, описания, статьи расходов, типа бюджета, цены и валюты.
Экран - Добавление заявки в бюджет
Набирая текст в поле «Наименование», выпадает список из возможных постоянных расходов. Если нажать на какой либо из пунктов списка, подставляются данные из сохраненного товара. Постоянно использующиеся товары хранятся в номенклатуре.
Стоимость считается автоматически, исходя из цены и количества позиций. Таблицу с заявками можно сохранить как черновик, также можно очистить все строки, добавить новую пустую строку и удалить конкретную строку. Внизу автоматически добавляется строка «Итого» с суммой.
Как только таблица потребностей готова, позиции можно отправлять на согласование. Список участников согласования формируется по матрице ответственности. В этом процессе должен участвовать руководитель отдела закупок, коммерческий директор, финансовый директор и иные, уполномоченные лица.
Экран - Добавление заявки в бюджет
Номенклатура
Номенклатура помогает устанавливать стратегии закупок, оптимизировать затраты и обеспечивать постоянный доступ к необходимым товарам. Ее использование способствует более системному контролю управления ресурсами и обеспечению бесперебойной деятельности предприятия.
Как было сказано ранее, постоянно использующиеся товары можно найти в номенклатуре. Тут указаны наименования и описание каждой позиции.
При заполнении заявки на закупки, инициатор может заказать только доступные для данного подразделения позиции.
Добавление в заказ
Когда позиции бюджета согласованы, руководитель отдела закупок может забрать их на исполнение. На экране просмотра заявок бюджета появится кнопка “Сформировать заказ из выбранных позиций. Для того чтобы добавить в заказ, руководитель, чек-боксами, выбирает позиции и нажимает кнопку.
Экран - Добавление в Заказ
Когда заказ создан, ему автоматически присваивается номер и далее - руководитель отправляет заказы ответственным. Подробнее читайте в разделе “Заявки на закупки”
В итоге - мы знаем какой товар, в каком статусе и в каком заказе находится.
Результаты
Бюджетирование закупочной деятельности приводит к положительным результатам и выгодам для организации. Наше решение помогает:
До и после
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Нет системного контроля, расходы на закупки превышают бюджетные лимиты. | Финансовое управление стало более систематизированным, и расходы на закупки укладываются в рамки установленных бюджетных лимитов. | |
| Отсутствие четкой стратегии бюджетирования, неэффективное распределение средств между различными категориями закупок. | Есть стратегическое распределение средств между различными категориями закупок, что позволяет более эффективно управлять ресурсами компании. | |
| Нет ясной видимости, на что тратятся средства компании. Невозможно точно проследить - какие расходы связаны с какими проектами или департаментами. | Улучшена отчетность, позволяющая более точно отслеживать расходы в разрезе проектов и департаментов. | |
| Процесс закупок не структурирован, что замедляет принятие решений и повышает риски задержек. | Процесс закупок организован, что позволяет снижать временные задержки и увеличивает скорость принятия решений. |
Резюме
Внедрение системы бюджетирования закупок приводит к улучшению финансового управления, прозрачности и эффективности в расходовании средств, что, в свою очередь, способствует достижению стратегических целей компании.
ОЗНАКОМИТЬСЯ С SRM-РЕШЕНИЕМ ВЫ МОЖЕТЕ НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM.