Актуализация реестра поставщиков

SRM-система управления закупкамИ
на базе Битрикс24

Главная / Актуализация реестра поставщиков

Зачем актуализировать реестр поставщиков? Чтобы не делать запросы тем поставщикам, которые не отвечают, которые не благонадежны, которые имеют низкий скоринг, которые не выигрывают на тендерном голосовании и т.д.

Если поставщики присылают одни и те же предложения по цене выше чем у остальных и не стараются подстраиваться под клиента и его запросы, то какой смысл иметь такого поставщика в реестре? Почему закупщик должен каждый раз обрабатывать нерелевантные предложения и затрачивать на это временя?

Мы предлагаем внедрить систему периодической актуализации реестра поставщиков. Это мероприятие предусматривает автоматический и регулярный запрос у поставщиков актуальных данных и обновление необходимых документов.

Проблематика

Среди основных проблем, которые возникают при неналаженном процессе обновления реестра поставщиков:

отсутствие эффективных механизмов обратной связи, что существенно замедляет процесс актуализации данных, создавая трудности в обмене информацией;

сложные процедуры и требования при актуализации данных приводят к дополнительно потраченному времени, создавая негативный опыт для поставщиков;

отсутствие стимулов для поставщиков активно участвовать в процессе актуализации данных приводит к недостатку информации и неточным данным в реестре;

неполные или устаревшие данные о поставщиках это финансовые и операционные риски;

ручной процесс актуализации реестра менее эффективен и подвержен ошибкам, а зачастую просто не выполняется.

Как это работает в нашей SRM системе?

Для актуализации реестра поставщиков мы предлагаем разработать смарт-процесс.

Данный смарт-процесс запускается после определенного периода с занесения данных о поставщике в систему. Это может быть раз в полгода или раз в год. Сроки настраиваются.

На стадии “Запрос отправлен” поставщику отправляется письмо с ссылкой на CRM форму и уникальным кодом отслеживания, который позволяет связать ответы поставщиков с конкретными карточками реестра. В стадии “Запрос отправлен" элемент находится заданное количество времени, как правило 2-3 дня. Срок можно настроить для каждого поставщика.

По истечению установленного срока ожидания, стадия переходит в “Связаться (автоматика)”, если поставщик не ответил на запрос и не предоставил необходимые документы, система автоматически отправляет напоминание.

Если поставщик не ответил после автоматической инициации, то через один день стадия переходит в “Связаться (менеджер)” и система создает задание для ответственного менеджера - связаться с поставщиком.

При переходе по ссылке на CRM форму, поставщику предлагается заполнить поля под необходимые документы. Также ему будут предоставлены данные, которые на данный момент находятся в реестр с кнопкой “Подтвердить”. Поставщик может подтвердить данные или вписать новые. После заполнения, форма инициирует стадию “Ответ получен”. Далее срабатывает триггер и полученные документы анализируются.

Результаты

Результаты внедрения данного смарт-процесса в управлении реестром поставщиков просты, но весьма значительны. Наше SRM решение позволяет:

обеспечивать эффективное и регулярное обновление данных в реестре;

четко идентифицировать ответы от поставщиков, улучшая точность и структурированность данных в реестре;

облегчить анализ информации и последующий рейтинг.

Подробнее читайте в разделе “Рейтинг поставщика”;

автоматически напоминать поставщикам в случае отсутствия ответа, сокращая риски пропуска важных сроков и повышая шансы на своевременное предоставление данных.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

До и после


	ДО	ПОСЛЕ
	Неструктурированный или в целом отсутствующий процесс актуализации данных о поставщиках.	Автоматизированный процесс актуализации данных, снижающий необходимость ручной работы, экономя время работников и улучшая эффективность бизнес-процессов.
	Отсутствие ясного графика обновления данных.	Настраиваемый график обновления информации и автоматических напоминаний.
	Неэффективный контроль за своевременностью предоставления информации поставщиками.	Выверенная и актуализированная база информации о поставщиках.

Резюме

С внедрением смарт-процесса, актуализации реестра поставщиков вы получаете верную и актуализированную базу, улучшая прозрачность в управлении данными. Настраиваемые сроки, автоматизированные напоминания и система контроля делают процесс более структурированным, минимизируют риски задержек и повышают общую надежность бизнес-партнерства.